Pokud jako podnikatel vystavujete faktury zahraničním firmám, budete muset od 1. 7. 2030 posílat už jen elektronické faktury. Mezi českými firmami budou e-faktury povinné nejpozději od 1. 1. 2035, ale může to být i dřív [záležet bude na rozhodnutí vlády]. Přečtete si, jak se na elektronickou fakturaci připravit proč nebude stačit PDF faktura poslaná e-mailem.
Digitalizace státní správy a daňových systémů v Evropské unii i v ČR nabírá na obrátkách. České firmy i OSVČ už si zvykly na komunikaci přes datové schránky a odesílání daňových přiznání a přehledů v XML formátech. Nyní je čeká další krok – elektronická fakturace.
Vida, je tu ViDA. Kde hledat info o evropské směrnici
Směrnice ViDA [zkratka z anglického VAT in the Digital Age, tedy DPH v digitálním věku] je legislativní rámec, který vydala Evropská komise. Cílí na modernizaci systému DPH v celé EU. Zamezuje daňovým únikům a omezuje tzv. karuselové podvody. To je model, kdy se jedno a to samé zboží neustále dokola točí přes řetězec fiktivních či nastrčených firem.
Směrnice ViDA zavádí povinné digitální hlášení v reálném čase. Elektronická faktura s tím úzce souvisí.
Kde hledat informace o ViDA?● Oficiální dokumenty, legislativní texty, tiskové zprávy a schválené harmonogramy implementace najdete přímo na oficiálním portálu Evropské unie – do vyhledávání zadejte COM(2022) 701. ● Stránky Evropské komise o daňové a celní problematice vysvětlují pravidla plynoucí z ViDA srozumitelněji a lidštěji, ale stále velmi komplexně a uceleně. ● Základní vysvětlení ViDA pravidel najdete i na webu Ministerstva financí ČR. |
Na koho se elektronická fakturace vztahuje
Nejprve je potřeba rozlišit dvě roviny povinností, které e-faktura přináší:
- Povinnost e-faktury vystavovat
Povinnost vystavovat e-faktury bude platit pro B2B [mezi firmami a OSVČ] a B2G vztahy [dodávky pro státní správu, města či instituce]. Tato povinnost se týká pouze plátců DPH [případně identifikovaných osob].
- Povinnost e-faktury přijímat
Tato povinnost se vztahuje na každý podnikatelský subjekt – firmy i OSVČ, bez ohledu na to, zda jsou plátci DPH. Nejpozději od 1. 1. 2035 [u přeshraničních transakcí od 1. 7. 2030] musí každý podnikatel povinně umět přijmout a zpracovat e-fakturu ve strukturovaném XML formátu.
- Kdo e-faktury vystavovat nemusí
Pokud nejste plátcem DPH, povinnost vystavovat e-faktury se na vás vztahovat nebude, a to ani v případě, že fakturujete jiné firmě [B2B] nebo instituci [B2G]. Co se týče odesílání dokladů, můžete dál fungovat ve zjednodušeném režimu jako doposud. Pokud však nakupujete od dodavatelů, kteří plátci DPH jsou, musíte být připraveni od nich e-faktury elektronicky přijímat.
Odkdy bude elektronická fakturace povinná
Česká vláda zatím plošnou povinnost elektronické fakturace nezavedla, ale evropská legislativa stanovuje pevné milníky, které české podnikatele v každém případě ovlivní:
- července 2030: Od tohoto data bude v celé EU povinná strukturovaná e-fakturace a digitální reporting pro všechny B2B a B2G přeshraniční transakce s DPH. Pokud poskytujete služby nebo zboží partnerům v EU a jste plátce DPH, bez e-faktury se neobejdete.
- ledna 2035: Nejpozdější termín, do kterého se musí všechny členské státy sladit s celoevropskými pravidly podle standardu EN 16931. Od tohoto data se stanou e-faktury povinností i mezi tuzemskými firmami a institucemi.
Česká realita: V sousedním Polsku už elektronická faktura běží od roku 2026; Slovensko je aktuálně ve fázi testování a od roku 2027 tu startují ostrý režim pro e-fakturaci i mezi tuzemskými firmami. U nás zatím povinná e-fakturace mezi dvěma českými firmami/OSVČ, na spadnutí není. Dá se ale očekávat, že s blížícím se termínem pro povinnou přeshraniční e-fakturaci začne konat i česká vláda. Navíc je pravděpodobné, že velké zahraniční firmy začnou vyžadovat e-faktury od svých dodavatelů ve chvíli, kdy je interně zavedou (například proto, aby mohly fungovat s obchodními partnery ze zahraničí).
Jaký je předepsaný formát e-faktur
Odeslání PDF faktury e-mailem není elektronická fakturace – směrnice ViDA neuznává PDF formát. Není to žádný byrokratický rozmar – jde o to, že fakturační a účetní programy neumí klasické PDF automaticky vytěžit. Nevyčtou z něj potřebné údaje bez toho, že by je někam přepisoval člověk.
E-faktura podle evropských pravidel je datový soubor [nejčastěji ve formátu XML] přenášený přes zabezpečené sítě [např. mezinárodní síť PEPPOL], který dokážou účetní systémy na obou stranách přečíst, validovat a zaúčtovat zcela bez lidského zásahu. Zároveň automaticky odešlou povinná hlášení na příslušný finanční úřad.
Co přinese e-fakturace firmám a podnikatelům
Povinnost e-fakturace nám sice nařizuje EU, ale kvůli tomu není potřeba ji brát jen jako nutné zlo. Přechod na elektronickou fakturaci totiž přináší podnikatelům i výhody:
- E-fakturace vás definitivně zbaví fakturační administrativy – data mezi systémy proudí ve strojově čitelném formátu [XML], zcela odpadá riziko lidských chyb, překlepů v číslech účtů či variabilních symbolech a zmatků při ručním přepisování dat z PDF do účetnictví.
- Zároveň lze očekávat výrazné zrychlení cash flow – e-faktury se schvalují i párují automaticky, takže se předpokládá jejich rychlejší proplácení.
- Krom toho podnikatelé a firmy dostanou nástroj, který jim automaticky připraví přesný přehled o reálném zisku a zjednoduší přípravu podkladů pro daňové přiznání.
Jak se připravit na e-fakturaci
Pokud stále vystavujete faktury ve Wordu nebo v Excelu, je povinná e-fakturace jasný signál, že si máte pořídit fakturační program. Moderní fakturační systémy, jako je například oblíbený iDoklad, již dnes nativně pracují se strukturou dat, která odpovídá jak českým, tak evropským standardům.
Drobný živnostník tak nemusí studovat technické normy ani programovat API rozhraní. V prostředí systému jednoduše zadá IČO odběratele, aplikace si stáhne ověřené údaje z registru a na pozadí připraví doklad, který legislativě vyhovuje. Navíc nabízí praktickou mobilní aplikaci, ze které lze vygenerovat profesionální fakturu s platbami přes QR kód přímo u zákazníka v terénu.
Chytrý fakturační program za vás ohlídá technický vývoj i platnou legislativu. Nemusí to ani znamenat další finanční zátěž – iDoklad nabízí pro drobné podnikatele, kteří nemají víc jak 5 stálých klientů tarif, který je zcela zdarma na neomezenou dobu.
Založit si účet zdarma a vystavit první fakturu
–Adman’s Choice–
